January 25, 2009

タスク管理まとめ (2009年版)

仕事のタスクを管理する方法をちょこちょこ変えていたが、だいぶ落ち着いてきたので一度まとめておく。今の仕事では、基本的にPCの前にいるので、タスク管理はPC上で行っている。

ソフトウェア(Windows)

VirtuaWin
Outlook

VirtuaWin

仮想デスクトップを4つ作って、それぞれ (1) win+A (左上), (2) win+S (右上), (3) win+Z (左下), (4) win+X (右下)でアクティブなデスクトップが切り替わるようにショートカットキー設定する。その他に、win+Vで「選択中のウィンドウをすべての仮想デスクトップで表示する」「現在アクティブなデスクトップのみで表示する」という切り替えを行えるようにする。

Outlook

Outlookは次のように設定しておく。

メールを受信した時に、ポップアップを表示しないメールをプレビューした時に、自動的に既読にしないツールバーに、選択したメールを未読にするボタンを表示

仮想デスクトップ

4つの仮想デスクトップを次のように割り当てる。

左上: メイン。ドキュメントを書いたり、調べものをしたりする作業スペース
右上: タスク管理。Outlookのメモ(付箋)で管理
左下: スケジュール。Outlookのカレンダー
右下: メール。Outlook

1. メイン (左上のデスクトップ)

Webブラウザ、エクスプローラ、IMクライアントが常に立ち上がっている。必要に応じてテキストエディタやWord, Excelなどを使う。

2. タスク管理 (右上のデスクトップ)

いろいろ試してみたが、結局タスク管理はOutlookのメモに落ち着いた。

デスクトップを縦に3分割し、(左) その週に終わったタスク(Weekly Status)、(中) 次にやること(Next Action)、いつかやることなどのリスト(Someday)など、(右) プロジェクトごとのタスクリスト。真ん中は上下にも3分割し、上がカテゴリ分けできないちょっとしたタスク(Adhoc)やミーティングなどで確認する項目(Agenda)など。真ん中が次にやることリスト(Next Action)、下がいつかやることリスト(Someday)。右側は、プロジェクトごとに1つのメモ。

処理の仕方は次の通り。

次にやることリスト(Next Action)の一番上のタスクを処理
終わったタスクは左(Weekly Status)に移動
プロジェクトのタスク等から、次にやることリスト(Next Action)へ優先順に応じてタスクを移動
次にやることリスト(Next Action)を並べ替え(優先順を見直す)
終わったタスクは、プロジェクトごとなどにカテゴリ分けして記載している。その日に行ったタスクが分かるようにしてある(各カテゴリ内で、その日最初に処理したタスクだけ先頭のマークを変えている)。これは、一日の終わりにタイムシートをつける時に、どのプロジェクトにどのくらい掛かったかをざっと把握するため。

次にやることリスト(Next Action)からなかなか消えないタスクは、だいたい曖昧なものであることが多いので、さらに分割して細かいタスク(具体的なもの)に分ける。また、次にやることリスト(Next Action)に入れるタスクは、多くても7,8個程度にしておく。

3. スケジュール (左下のデスクトップ)

Outlookのカレンダーを別ウィンドウで開き、月刊表示にして最大化。

4. メール (右下のデスクトップ)

Outlookのメールを最大化。メールの自動振り分けは、定期的に自配信されてくるメルマガのようなもの意外は行わない(すべて受信トレイに溜まる)。受信トレイのメールはざっと目を通したら各フォルダに手で振り分ける。フォルダはおおまかに次のように分けている。

+- 受信トレイ
    +- @Action
    +- @Reference
    |    +- Info
    |    |   +- General
    |    |   +- Personal
    |    |
    |    +- Project
    |        +- Archive
    |        +- On going project A
    |        +- On going project B
    |
    +- @Someday
    |    +- Pending project C
    |
    +- @Trash
    |   +- System Message
    |   +- Noise
    |
    +- Weekly Status

処理の仕方は次の通り。

関連のあるメールが複数来ていたら、一番新しいものを残して振り分ける
読んで終わりのものは捨てる
後で参照しそうなものは、Ctrl+Wで既読にして、@Referenceのどこかへ
対応が必要なものは、未読のまま@Actionへ
誰かの対応待ちのものは、Ctrl+Wで既読にして@Actionへ
いらないと思うけど一応取っておいた方が良さそうなものは、Noiseへ(3ヶ月以上古いものは適当に削除)

作業フロー

だいたいこういうルーチンで処理していく。

朝

Outlookを立ち上げる。
Win+VでOutlookをすべての仮想デスクトップで表示するように切り替える
Win+Zでスケジュール用のデスクトップへ。カレンダーを別ウィンドウで開いて、最大化。スケジュールの確認
Win+Sでタスク管理用のデスクトップへ。タスク管理のメモをすべて選択してEnterで一気に開く。タスクの確認
Win+Xでメール用のデスクトップへ。Win+Vでメール用のウィンドウをこのデスクトップだけで表示
月曜の朝だけ、先週完了のタスクリストをメールにコピペして自分に送信し、終わったタスクのリストをクリアする。

仕事中

Win+X。メールの整理
Win+S。タスクの整理と次のタスクを確認
Win+A。次のタスクを処理(終わったら1へ)

作業中に何か思いついたら(新しいタスクなど)、新しいことには手をつけずにタスクリストに追加だけして、作業に戻るようにする。

帰り

Win+Sでその日完了したタスクを確認
タイムシートに記入。メモを全部閉じる(Escでアクティブなメモが閉じられるので、Esc連打)
Win+Zでデスクトップを切り替えて、カレンダーを閉じる
その他、起動しているソフトを終了し、シャットダウン

その他

ファイルもほぼメールと同じような振り分け方をしている。メールと違うのは、@Actionの下には稼働中のプロジェクト用のフォルダがあることと、@Trash, Weekly Statusがないこと
ちなみに、作業用のフォルダは、iColor Folder で色分けしている
VDTタイマーを使ってアラートを出し、定期的に目を休めるようにしている
テキストエディタはサクラエディタを使用。正規表現を使って、会社で使っているwikiのシンタックスも色分け表示ができるようにした
CLCL に定型文(wikiとかhtmlとか)を登録している
ソフトの起動は、Launchy から行っている

ちなみにOutlookを使っているのは自分の好みではなくて、会社の都合。Outlookの「仕事」(To-Doリスト)ではなくて、メモ(付箋)を使っているのは、色分けして画面いっぱいに広げておけて、タスク全体が把握しやすかったから。